Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Property Space ist:

FAUSTER Digital GmbH
Südtiroler Straße 6
6060 Hall in Tirol
Österreich
Firmenbuchnummer: 689697k
E-Mail: support@property-space.com

Property Space ist ein Softwareanbieter für die digitale Verwaltung von Immobilien, Mietverhältnissen, Dokumenten und damit zusammenhängenden Geschäftsprozessen.

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Konto- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache und Benutzerrolle;
• Registrierungs-, Verifizierungs-, Login- und Sicherheitsinformationen;
• freiwillig angegebene Profildaten, einschließlich Geburtsdatum und Profilbild;
• Immobilien-, Miet-, Mieter-, Eigentümer-, Reservierungs- und Verwaltungsdaten;
• Dokumente, Bilder, Verträge, Nachrichten, digitale Signaturdaten und sonstige vom Kunden hochgeladene Inhalte;
• Zahlungs- und Abonnementinformationen, Rechnungsdaten, Tarifinformationen und Zahlungsstatus;
• technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkte, Browser- und Geräteinformationen, Fehler- und Sicherheitsprotokolle;
• bei freiwilliger Einwilligung Nutzungs-, Analyse- und Interaktionsdaten.

Wir verarbeiten Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten sowie Authentifizierung und Kontosicherheit;
• Bereitstellung, Personalisierung und technische Verbesserung der Plattform;
• Verarbeitung von Abonnements, Zahlungen, Rechnungen und Kündigungen;
• Speicherung, Organisation und Übertragung von Dokumenten und sonstigen Kundendaten;
• Versand von Verifizierungs-, Einladungs-, Sicherheits- und Service-E-Mails;
• Bearbeitung von Supportanfragen, Fehlern, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Auskunftspflichten.

Rechtsgrundlagen sind – je nach Verarbeitung – die Erfüllung des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Anmeldung verwendet Property Space eine eigene Authentifizierung auf Basis von NextAuth und dem Benutzerverwaltungssystem der Plattform. Dabei werden Anmeldedaten, Benutzer-ID, Sitzungsinformationen und sicherheitsrelevante Token verarbeitet.

Sitzungen werden als geschützte JWT-Sitzungen verwaltet. Für bestimmte Funktionen werden notwendige Sitzungs- und Sicherheits-Cookies eingesetzt. Diese sind erforderlich, damit Login, Zugriffsschutz und Abmeldung funktionieren.

Property Space ermöglicht Kunden, Daten zu Immobilien, Mietverhältnissen, Mietern, Eigentümern, Zahlungen, Reservierungen, Aufgaben und Dokumenten zu speichern und zu verwalten.

Soweit ein Kunde Daten anderer Personen in die Plattform einstellt, ist grundsätzlich dieser Kunde für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen verantwortlich. Property Space verarbeitet diese Daten insoweit im Auftrag und nach den Weisungen des Kunden. Soweit erforderlich, ist zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Hochgeladene Dateien, beispielsweise Immobilienbilder, Mietverträge, PDF-Dokumente und Unterlagen zur Verwaltung, werden zur Bereitstellung der jeweiligen Plattformfunktion gespeichert. Der Upload ist technisch auf Dateien bis zu 50 MB begrenzt.

Für die Speicherung wird ein S3-kompatibler Objektspeicher eingesetzt. Nach der aktuellen technischen Konfiguration kann hierfür DigitalOcean Spaces oder ein kompatibler Speicher mit entsprechender S3-Infrastruktur verwendet werden. Der konkrete Speicherort kann von der eingesetzten Umgebung abhängen.

Dateien werden gelöscht, wenn der Kunde sie löscht, das Benutzerkonto gelöscht wird oder eine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Sicherungskopien bleiben unberührt.

Für Abonnements, Tarifwechsel, Zahlungen und Rechnungen verwenden wir Stripe. Stripe verarbeitet insbesondere Zahlungs-, Kunden-, Abonnement-, Rechnungs- und technische Transaktionsdaten.

Die vollständigen Karten- und Zahlungsdaten werden nicht von Property Space gespeichert. Sie werden direkt durch Stripe verarbeitet. Property Space erhält unter anderem Informationen über den Zahlungsstatus, das gebuchte Produkt, die Abrechnungsperiode und erforderliche Referenzen für die Vertragsverwaltung.

Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/at/privacy.

Für transaktionale E-Mails wie Verifizierungs-, Einladungs-, Passwort-, Konto-, Reservierungs- und Benachrichtigungs-E-Mails verwenden wir ZeptoMail. Hierfür werden die erforderlichen Empfänger-, Konto- und Nachrichtendaten verarbeitet.

E-Mails werden nur für den jeweiligen Servicezweck versendet. Ein Newsletter oder vergleichbare werbliche Kommunikation wird nur versendet, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage und – sofern erforderlich – eine Einwilligung vorliegt.

Neo AI und OpenAI

Neo AI verwendet die OpenAI API für Antworten zu Ihrem Portfolio, die Auswertung und Zuordnung von Unterlagen, die Vorbereitung von Immobilien, Mietverhältnissen und Finanzierungen sowie die Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen.

Je nach Aufgabe werden Ihre Frage, der mitgesendete Chatverlauf, Angaben aus Ihrem gespeicherten Portfolio und passende Dokumentauszüge übermittelt. Dazu können Immobilienadressen, Namen und Kontaktdaten von Mietern sowie Miet-, Finanzierungs- und Zahlungsangaben gehören. Für die Dokumentenprüfung und Texterkennung können auch PDFs, Bilder oder aufbereitete Dokumentseiten direkt an OpenAI übertragen werden, nicht nur bereits ausgelesene Texte. Zur Dokumentenzuordnung können außerdem Dateinamen, Nutzerhinweise und die Bezeichnungen und internen Kennungen möglicher Immobilien und Ordner übermittelt werden. Auch der gewählte Assistentenname und die Ansprache sowie technische Anfragekennungen und Nutzungsdaten werden bei der KI-Verarbeitung verwendet.

Die Übermittlung zur KI-Auswertung erfolgt bereits, wenn Sie die entsprechende Frage oder Prüfung starten. Eine spätere Bestätigung eines Vorschlags betrifft die Übernahme in Property Space, nicht erst die Übermittlung an den KI-Anbieter.

Neo setzt bei der OpenAI Responses API den Parameter store: false. Das bedeutet nicht, dass keinerlei Speicherung stattfindet. Laut OpenAI können Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle Eingaben und Ausgaben enthalten und standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt werden; aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen kann eine längere Aufbewahrung erfolgen. Auch technische Zwischenspeicherung und besondere Sicherheitsprüfungen bei Bild- und Dateieingaben sind möglich. OpenAI erklärt, API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining zu verwenden, sofern nicht ausdrücklich einer Datenfreigabe zugestimmt wird. Dies beschreibt die Anbieterbedingungen, nicht eine bestätigte Sondervereinbarung für unser Konto.

Einzelheiten beschreibt OpenAI in seinen Informationen zu API-Daten und Aufbewahrung.

Weitere KI-Funktionen und Mistral

Andere Funktionen von Property Space können Mistral für Dokumentenanalyse, Texterkennung, strukturierte Extraktion, Gruppenvorschläge und die Erstellung von Objekt- oder Lagebeschreibungen verwenden. Dabei können eingegebene Objekt- und Adressangaben, aus Dokumenten extrahierte Texte sowie PDFs oder Bilder zur Texterkennung an Mistral übertragen werden. Diese Funktionen sind von der OpenAI-Verarbeitung durch Neo zu unterscheiden.

Speicherung und eine mögliche Nutzung von Eingaben und Ausgaben zum Modelltraining hängen bei Mistral vom verwendeten Dienst, Tarif und den Kontoeinstellungen ab. Ein Trainingsausschluss oder Zero Data Retention ist für unser Mistral-Konto derzeit nicht bestätigt. Mistral erläutert die Nutzung von Daten zum Modelltraining und die Voraussetzungen und Grenzen von Zero Data Retention.

Die übermittelten Inhalte können personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten. Der Kunde sollte nur Daten übermitteln, deren Nutzung für diesen Zweck rechtlich zulässig ist. KI-Ergebnisse werden automatisch erzeugt, können fehlerhaft sein und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Eine ausschließlich auf die EU beziehungsweise den EWR begrenzte Verarbeitung ist für unsere KI-Konten nicht bestätigt. Übermittlungen in Drittländer sind möglich. OpenAI beschreibt für EWR-Daten in seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung die Einbindung von OpenAI Ireland Limited und für Weiterübermittlungen Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Mistral veröffentlicht ebenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Welche Vertragsgrundlagen, Datenstandorte, Unterauftragsverarbeiter und Schutzmaßnahmen für unsere konkreten Konten gelten, ist noch zu prüfen.

Property Space verwendet notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen, insbesondere für Sitzungen, Spracheinstellungen, Sicherheitsfunktionen und die Speicherung deiner Cookie-Entscheidung.

Für optionale Produktanalyse und Fehlerauswertung kann PostHog eingesetzt werden. PostHog wird außerhalb der Entwicklungsumgebung nur aktiviert, wenn der Nutzer zuvor in die Analyse-Cookies eingewilligt hat. Dabei können Seitenaufrufe, Klicks, Formularinteraktionen, technische Leistungsdaten, Fehlerereignisse und – soweit aktiviert – Sitzungsaufzeichnungen verarbeitet werden. Eingabefelder werden standardmäßig maskiert.

Bei angemeldeten Nutzern kann PostHog Analyseereignisse dem Benutzerkonto zuordnen. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Rolle, Status, Sprache und interne Benutzer-ID als Eigenschaften übermittelt werden. Die Einwilligung kann über die Cookie-Einstellung zurückgezogen werden; außerdem wird die Browser-Einstellung „Do Not Track“ berücksichtigt.

PostHog wird über einen EU-Endpunkt betrieben. Einzelheiten zu Anbieter, Speicherort und vertraglichen Garantien sind anhand der tatsächlich eingesetzten PostHog-Konfiguration zu prüfen.

Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Hosting-, Infrastruktur- und Datenbankanbieter, einschließlich der für die jeweilige Umgebung eingesetzten Replit- und Strapi-Infrastruktur;
• Stripe für Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung;
• S3-kompatible Speicheranbieter für Dateien und Dokumente;
• ZeptoMail für den Versand transaktionaler E-Mails;
• OpenAI für Neo AI, einschließlich Portfolio-Antworten, Dokumentenprüfung und -zuordnung, Immobilienimport sowie Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen;
• Mistral für andere genutzte KI-Funktionen, einschließlich Dokumentenanalyse, Texterkennung und Objekt- oder Lagebeschreibungen;
• PostHog für optionale Analyse- und Fehlerauswertung nach Einwilligung;
• Behörden, Gerichte, Berater oder sonstige Stellen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigter Schutz von Rechten dies erfordert.

Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Bei Übermittlungen in Drittländer werden die jeweils erforderlichen Garantien und Rechtsgrundlagen geprüft.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Benutzerkontos verarbeitet. Nach einer Löschung können Daten weiter gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen dies erfordern.

Technische Protokolle und Sicherheitsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Fehleranalyse, Sicherheit, Missbrauchsvermeidung oder den jeweiligen Nachweis nicht mehr erforderlich sind.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an support@property-space.com gerichtet werden. Zusätzlich besteht das Recht, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen: www.dsb.gv.at.

KI-gestützte Funktionen und Analysefunktionen dienen der Unterstützung. Property Space trifft auf dieser Grundlage keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen sollen.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Verarbeitungen, gesetzliche Vorgaben oder eingesetzte Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.