Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Property Space ist:

Property Space GmbH
Südtiroler Straße 6
6060 Hall in Tirol
Österreich
E-Mail: [Datenschutz- und Kontakt-E-Mail ergänzen]

Property Space ist ein Softwareanbieter für die digitale Verwaltung von Immobilien, Mietverhältnissen, Dokumenten und damit zusammenhängenden Geschäftsprozessen.

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Konto- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache und Benutzerrolle;
• Registrierungs-, Verifizierungs-, Login- und Sicherheitsinformationen;
• freiwillig angegebene Profildaten, einschließlich Geburtsdatum und Profilbild;
• Immobilien-, Miet-, Mieter-, Eigentümer-, Reservierungs- und Verwaltungsdaten;
• Dokumente, Bilder, Verträge, Nachrichten, digitale Signaturdaten und sonstige vom Kunden hochgeladene Inhalte;
• Zahlungs- und Abonnementinformationen, Rechnungsdaten, Tarifinformationen und Zahlungsstatus;
• technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkte, Browser- und Geräteinformationen, Fehler- und Sicherheitsprotokolle;
• bei freiwilliger Einwilligung Nutzungs-, Analyse- und Interaktionsdaten.

Wir verarbeiten Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten sowie Authentifizierung und Kontosicherheit;
• Bereitstellung, Personalisierung und technische Verbesserung der Plattform;
• Verarbeitung von Abonnements, Zahlungen, Rechnungen und Kündigungen;
• Speicherung, Organisation und Übertragung von Dokumenten und sonstigen Kundendaten;
• Versand von Verifizierungs-, Einladungs-, Sicherheits- und Service-E-Mails;
• Bearbeitung von Supportanfragen, Fehlern, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Auskunftspflichten.

Rechtsgrundlagen sind – je nach Verarbeitung – die Erfüllung des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Anmeldung verwendet Property Space eine eigene Authentifizierung auf Basis von NextAuth und dem Benutzerverwaltungssystem der Plattform. Dabei werden Anmeldedaten, Benutzer-ID, Sitzungsinformationen und sicherheitsrelevante Token verarbeitet.

Sitzungen werden als geschützte JWT-Sitzungen verwaltet. Für bestimmte Funktionen werden notwendige Sitzungs- und Sicherheits-Cookies eingesetzt. Diese sind erforderlich, damit Login, Zugriffsschutz und Abmeldung funktionieren.

Property Space ermöglicht Kunden, Daten zu Immobilien, Mietverhältnissen, Mietern, Eigentümern, Zahlungen, Reservierungen, Aufgaben und Dokumenten zu speichern und zu verwalten.

Soweit ein Kunde Daten anderer Personen in die Plattform einstellt, ist grundsätzlich dieser Kunde für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen verantwortlich. Property Space verarbeitet diese Daten insoweit im Auftrag und nach den Weisungen des Kunden. Soweit erforderlich, ist zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Hochgeladene Dateien, beispielsweise Immobilienbilder, Mietverträge, PDF-Dokumente und Unterlagen zur Verwaltung, werden zur Bereitstellung der jeweiligen Plattformfunktion gespeichert. Der Upload ist technisch auf Dateien bis zu 50 MB begrenzt.

Für die Speicherung wird ein S3-kompatibler Objektspeicher eingesetzt. Nach der aktuellen technischen Konfiguration kann hierfür DigitalOcean Spaces oder ein kompatibler Speicher mit entsprechender S3-Infrastruktur verwendet werden. Der konkrete Speicherort kann von der eingesetzten Umgebung abhängen.

Dateien werden gelöscht, wenn der Kunde sie löscht, das Benutzerkonto gelöscht wird oder eine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Sicherungskopien bleiben unberührt.

Für Abonnements, Tarifwechsel, Zahlungen und Rechnungen verwenden wir Stripe. Stripe verarbeitet insbesondere Zahlungs-, Kunden-, Abonnement-, Rechnungs- und technische Transaktionsdaten.

Die vollständigen Karten- und Zahlungsdaten werden nicht von Property Space gespeichert. Sie werden direkt durch Stripe verarbeitet. Property Space erhält unter anderem Informationen über den Zahlungsstatus, das gebuchte Produkt, die Abrechnungsperiode und erforderliche Referenzen für die Vertragsverwaltung.

Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/at/privacy.

Für transaktionale E-Mails wie Verifizierungs-, Einladungs-, Passwort-, Konto-, Reservierungs- und Benachrichtigungs-E-Mails verwenden wir ZeptoMail. Hierfür werden die erforderlichen Empfänger-, Konto- und Nachrichtendaten verarbeitet.

E-Mails werden nur für den jeweiligen Servicezweck versendet. Ein Newsletter oder vergleichbare werbliche Kommunikation wird nur versendet, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage und – sofern erforderlich – eine Einwilligung vorliegt.

Property Space kann KI-Funktionen für Dokumentenanalyse, Texterkennung, strukturierte Extraktion, Gruppenvorschläge und die Erstellung von Objekt- oder Lagebeschreibungen verwenden. Hierfür können vom Kunden bereitgestellte oder aus Dokumenten extrahierte Texte an den KI-Dienst Mistral übermittelt werden.

Solche Texte können personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten. Der Kunde sollte nur Daten übermitteln, deren Nutzung für diesen Zweck rechtlich zulässig ist. KI-Ergebnisse werden automatisch erzeugt, können fehlerhaft sein und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Die konkrete Verarbeitung, Speicherdauer, Unterauftragsverarbeiter und mögliche Drittlandübermittlungen sind vor Veröffentlichung anhand des tatsächlich gebuchten Mistral-Dienstes und der geltenden Auftragsverarbeitungsbedingungen zu verifizieren.

Property Space verwendet notwendige Cookies und lokale Speichermechanismen, insbesondere für Sitzungen, Spracheinstellungen, Sicherheitsfunktionen und die Speicherung deiner Cookie-Entscheidung.

Für optionale Produktanalyse und Fehlerauswertung kann PostHog eingesetzt werden. PostHog wird außerhalb der Entwicklungsumgebung nur aktiviert, wenn der Nutzer zuvor in die Analyse-Cookies eingewilligt hat. Dabei können Seitenaufrufe, Klicks, Formularinteraktionen, technische Leistungsdaten, Fehlerereignisse und – soweit aktiviert – Sitzungsaufzeichnungen verarbeitet werden. Eingabefelder werden standardmäßig maskiert.

Bei angemeldeten Nutzern kann PostHog Analyseereignisse dem Benutzerkonto zuordnen. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Rolle, Status, Sprache und interne Benutzer-ID als Eigenschaften übermittelt werden. Die Einwilligung kann über die Cookie-Einstellung zurückgezogen werden; außerdem wird die Browser-Einstellung „Do Not Track“ berücksichtigt.

PostHog wird über einen EU-Endpunkt betrieben. Einzelheiten zu Anbieter, Speicherort und vertraglichen Garantien sind anhand der tatsächlich eingesetzten PostHog-Konfiguration zu prüfen.

Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Hosting-, Infrastruktur- und Datenbankanbieter, einschließlich der für die jeweilige Umgebung eingesetzten Replit- und Strapi-Infrastruktur;
• Stripe für Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung;
• S3-kompatible Speicheranbieter für Dateien und Dokumente;
• ZeptoMail für den Versand transaktionaler E-Mails;
• Mistral für ausdrücklich genutzte KI-Funktionen;
• PostHog für optionale Analyse- und Fehlerauswertung nach Einwilligung;
• Behörden, Gerichte, Berater oder sonstige Stellen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigter Schutz von Rechten dies erfordert.

Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Bei Übermittlungen in Drittländer werden die jeweils erforderlichen Garantien und Rechtsgrundlagen geprüft.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Benutzerkontos verarbeitet. Nach einer Löschung können Daten weiter gespeichert werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsfristen dies erfordern.

Technische Protokolle und Sicherheitsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Fehleranalyse, Sicherheit, Missbrauchsvermeidung oder den jeweiligen Nachweis nicht mehr erforderlich sind.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an [Datenschutz- und Kontakt-E-Mail ergänzen] gerichtet werden. Zusätzlich besteht das Recht, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen: www.dsb.gv.at.

KI-gestützte Funktionen und Analysefunktionen dienen der Unterstützung. Property Space trifft auf dieser Grundlage keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen sollen.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Verarbeitungen, gesetzliche Vorgaben oder eingesetzte Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.